「今の業務をGRANDITに合わせると、取引先への対応が難しくなるのではないか」。一方で、現在の仕組みをそのまま再現すると、追加開発や保守の負担が大きくなる。ERP導入では、何を引き継ぎ、何を変えるかを判断する必要があります。
Fit & Gapは、業務に必要な要件とERPの標準機能を比較し、対応できる範囲と差がある部分を確かめる作業です。GRANDITの導入でも、その差が生まれる理由まで整理することが、業務に合った導入計画につながります。
今の手順が必要になった理由を確かめる
取引先ごとに納品書の情報を書き換える。受注後にExcelへ転記し、出荷状況を管理する。こうした運用には、取引先の指定や、納期回答のために積み重ねてきた工夫が含まれていることがあります。
まず確認したいのは、誰が何のためにその作業を行い、省くと何に支障が出るかです。取引先との取り決めで必要な情報や、出荷ミスを防ぐ確認は、引き継ぐべき要件になります。一方、以前のシステムでは対応できなかったための転記や、利用されなくなった帳票は、見直せる可能性があります。
当時は必要でも、今は条件が変わっている場合もあります。過去の経緯と、現在も必要な理由の両方を確かめます。
標準機能で、同じ目的を実現できるか
GRANDITには、取引先別の品番・価格管理や、商品・倉庫・部門別の在庫管理などの機能があります。
例えば、取引先の品番を社内の商品コードに読み替えるために対応表を使っているなら、標準機能を使って照合作業を減らせるかを確認します。品番を正しく扱うという目的を保ちながら、確認方法を変えられるかを検討します。
画面や帳票が現在と違っていても、必要な情報を適切なタイミングで確認できれば、新しい手順へ移せる可能性があります。利用するモジュールや設定、実際の取引条件に照らして、対応できる範囲を確かめることが大切です。
導入費用と、日々の作業負担をあわせて考える
標準機能との差が見つかった場合は、設定の変更、業務手順の見直し、周辺システムとの連携、アドオン・カスタマイズなどを比較します。
追加開発では、初期費用に加え、保守やバージョンアップ時の確認作業も考える必要があります。一方、開発を減らすために毎日の転記や照合作業を増やすと、担当者の負担が続きます。処理件数、作業時間、誤りが起きた場合の影響まで含めて判断します。
残すと決めた要件は、その理由と判断した責任者を記録します。後から仕様を見直す際にも、必要性をたどれるようにしておくことが大切です。
実際の取引を使って、関係部門で確認する
Fit & Gapでは、受注から出荷・請求までの流れを、実際に近い取引例で確かめます。分納や返品、数量変更なども含めると、通常の流れだけでは見つけにくい不足が分かります。
セールス、物流、経理の担当者が一緒に確認し、部門をまたいでも業務が成立するかを判断します。変更する手順については、担当者への説明や教育、マスターの整備に必要な時間も導入計画に含めます。
シスラボは、商社・卸売・流通業界で培った業務知識をもとに、GRANDITの要件定義、設計・開発、導入、運用・保守を支援しています。
現在の帳票や管理表、担当者が補っている作業を手がかりに、必要な業務と見直せる手順を整理します。取引先との約束や現場の知識を引き継ぎながら、導入後も続けやすい業務の進め方をご一緒に考えます。
