会議の資料を準備するたびに、セールス部門と経理部門で売上の数字を確かめ直す。在庫一覧には数量があるのに、そのまま出荷できるかは別の担当者に聞かなければ分からない。月次の締め処理では、返品や値引きの情報を集め直している。
こうした場面では、必要なデータが社内にあっても、その数字が何を表し、どの時点の情報なのかを確認するために時間がかかっています。
GRANDITなどのERPを導入する際には、受注、調達、在庫、請求、会計を通して、情報がどのようにつながるべきかを整理することが重要です。数字の意味と業務の進め方をそろえることで、担当者が繰り返している確認や調整を見直せます。
部門ごとに数字を見る目的が違う
セールス部門は、受注の見込みや売上の進捗を把握したい。物流部門は、何を、いつ、どれだけ出荷できるかを判断したい。経理部門は、計上済みの売上や請求、入金の状況を確かめたい。
同じ取引を扱っていても、必要な情報と確認するタイミングは異なります。
例えば、月末に受注し、翌月に出荷する取引では、受注の実績と会計上の売上が同じ月に現れるとは限りません。在庫についても、倉庫にある数量と、ほかの注文への引当などを考慮して新たに出荷できる数量では、意味が違います。
大切なのは、それぞれの数字の定義、集計対象、更新時点が分かることです。違いが生じたときに、その理由を元の取引までたどれるようにすると、確認のためのお問合せを減らすことにつながります。
一つの取引を、受注から入金までつなぐ
GRANDITは、販売管理、調達在庫管理、債権・債務管理、会計管理などの機能を備えた統合型ERPです。見積・受注から入出荷、売上・仕入、請求・回収・支払まで、複数の基幹業務を扱います。
導入時には、この業務のつながりに沿って、どこで情報が発生し、誰が確認し、次の処理へ渡すのかを整理します。
例えば、一つの受注に対して複数回に分けて出荷する場合、出荷済みの数量、残っている数量、請求の対象となる範囲を追える必要があります。返品や値引きが発生した場合には、元の取引との関係を保ちながら、在庫、売上、請求への影響を確認します。
ここで情報が分断されると、担当者は伝票番号やメール、個別の管理表を手がかりに、経緯を調べ直すことになります。その確認をどこまでシステム上で行えるようにするかが、ERP導入の重要な検討事項です。
要件定義で、数字の意味と更新のタイミングをそろえる
GRANDITの要件定義では、画面や帳票の項目とともに、その項目が業務上どのような意味を持つのかを確認します。
具体的には、次のような点です。
- どの出来事をきっかけに、受注・出荷・売上などの情報を登録するか。
- 取引先、商品、部門のコードを、各システムでどのように対応させるか。
- 数量や金額が変更されたとき、どこまで修正を反映するか。
- 締め処理の後に訂正が必要になった場合、誰が判断し、どのように記録するか。
- 速報値と確定値を、どの資料や画面で区別して扱うか。
会計方針や取引条件に関わる部分は、経理部門や業務責任者と確認しながら整理します。
また、既存の運用には、取引先との合意や現場で積み重ねてきた工夫が含まれています。担当者が手作業で補っている処理も、その理由を確かめることで、必要な業務条件が見えてきます。
標準機能と業務の違いを、理由まで確かめる
GRANDITには、商品・倉庫・部門別の在庫管理や、在庫引当、取引先別の品番・価格管理など、販売・調達在庫業務を支える機能があります。
導入時には、こうした標準機能と現在の業務を照らし合わせるFit＆Gapを行います。その際には、違いが生まれている理由まで確認することが大切です。
例えば、個別の管理表を使っている理由が、既存システムでは必要な情報を一覧で確認できないためであれば、GRANDITの機能や帳票の見直しによって運用を整理できる可能性があります。
一方、特定の取引条件や業務上の判断を支える処理であれば、設定、周辺システムとの連携、追加開発などを含めて対応を検討します。将来の業務変更や運用負担も見据え、どこにどのような仕組みを持たせるかを決めます。
データ移行とテストは、日々の仕事を続けられるかまで確認する
ERPのデータ移行では、商品や取引先のマスターに加え、進行中の受注、発注、在庫、売掛金・買掛金なども検討対象になります。
合計金額や件数が一致していても、取引先や明細との対応が失われると、稼働後の出荷、請求、入金確認に支障が出る可能性があります。移行後にどの業務を続ける必要があるかから、引き継ぐ情報と照合方法を決めます。
テストも、通常の受注から請求までに加え、分割出荷、返品、値引き、訂正など、実際の運用で起きる場面を含めて行います。周辺システムと連携する場合は、連携が遅れたり、同じデータを再送したりしたときの扱いも確認します。
業務担当者が「この状態なら次の処理に進める」と判断できることが、本番稼働に向けた大切な確認になります。
数字を確かめる時間を、次の判断に使えるようにする
受注・在庫・会計のつながりが整理されると、数字の根拠を確認しやすくなります。
セールス部門は、お客様への納期回答や案件の採算を考えやすくなります。調達・物流部門は、出荷予定や入荷予定を踏まえて手配を検討できます。経理部門は、取引の経緯を確認しながら、請求や入金、締め処理を進められます。
目指したいのは、数字の違いを調べるために関係者を何度も呼び集める状況を減らし、それぞれが必要な根拠を持って判断できる状態です。
シスラボは、商社・卸売・流通業界で培った業務知識をもとに、GRANDITの要件定義、設計・開発、導入、運用・保守を支援しています。
現在の帳票や管理表、部門間の確認作業を手がかりに、情報が途切れる箇所や判断が集中する場面を整理し、お客様の仕事に合ったERPの活用をご一緒に考えます。
